Como Fazer Ata?

COMO FAZER UMA ATA?

A ata deve ser redigida em linguagem corrente, sem parágrafos, a fim de impedir a introdução de modificações e alterações indevidas;

Não deve apresentar rasuras nem emendas;

Nos casos de erro ou esquecimento de algo importante no momento em que você estiver escrevendo-a, basta escrever a palavra digo seguida da forma correta;

            Ex: ....e foram traídos, digo, trazidos para a assembléia....

Quando as falhas e erros só forem percebidas após a redação da ata, você deve utilizar a expressão em tempo, seguida da correção;

            Ex: Em tempo: na décima sétima linha desta ata, onde lê-se “foram escolhidos os  representantes”, leia-se “foram escolhidos 2 (dois) representantes”.

  É melhor que os números sejam escritos por extenso em parênteses, para que não ocorram dúvidas ou falsificações;

           Ex: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação.

  No caso de importância em dinheiro, é necessário escrever assim:

          Ex: R$ 13.500,00 (treze mil e quinhentos reais)

  Não devemos usar abreviaturas;

          Ex: SSA. para dizer Salvador.

  Quando se tratar de reuniões ou assembléias previstas em estatutos e regulamentos, a ata será lavrada (escrita) em livro próprio, com as páginas do livro enumeradas e autenticadas pelo responsável;

Usamos letras maiúsculas para escrever as iniciais das seguintes palavras e expressões: Assembléia Geral Ordinária, Assembléia Geral Extraordinária, Reunião da Diretoria, Reunião do Conselho, Presidente, Mesa, Livro de Presença, Edital;

Quando o responsável por escrever a ata não encontra-se na reunião ou assembléia, os participantes da sessão escolhem entre os presentes, pessoas que escreverão a ata;

   Ex: ...para esta Reunião da Diretoria, não estando presente o encarregado de redigir “ad hoc” a  ata, (“ad doc” expressão do latim que quer dizer “para isto” ou “para esta reunião”) foi eleito pelos membros de diretoria presentes, João Silva que substituirá o encarregado, especialmente nesta reunião.

A redação da ata obedece a seguinte seqüência:

a)     Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento;

b)    Nomeação das pessoas presentes, com suas qualificações e cargos;

c)     Referência ao modo utilizado para a convocação da reunião ou assembléia (se foi edital, aviso, comunicado, carta);

d)    Referência à abertura dos trabalhos pelo presidente, que geralmente, lê a ata da reunião anterior para que sejam feitas as correções ou alterações de acordo com a vontade dos participantes;

e)     Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia  (assuntos a serem discutidos), seguindo a descrição fiel e resumida de todas as ocorrências e das decisões que tiverem sido discutidas e adotadas pela maioria dos participantes;

f)     Fecho, contendo os seguintes dizeres:

Ex: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim, secretário ad hoc que a redigiu e lavrou, pelo Presidente que dirigiu os trabalhos e pelos que estiveram presentes na qualidade de participantes da Sessão (reunião, assembléia, etc).

h)     As assinaturas devem ser colocadas logo após a última palavra do texto, para não deixar espaço livre.

OBS¹: além desse modelo tradicional de ata em algumas ocasiões de caráter menos oficial e solene é possível adotar a Ata-Síntese, conforme modelo 02 a seguir.

OBS²: É comum que todos os presentes assinem todas as páginas da Ata.