Como Arquivar Documentos?

É comum encontrar pessoas em busca do primeiro emprego ou até mesmo pessoas no mercado de trabalho com dúvidas ou poucas habilidades - que são simples - em arquivar documentos. Em todas as organizações burocráticas, formal, os documentos estão presentes, uns com mais valor e outros com menos. No entanto, para facilitar o trabalho, diminuir movimentos e stress, através de experiência elaborei umas dicas que poderão ser útil:

Primeiro ou um novo emprego:

* Neste caso, faça uma análise de todo o processo que já é executado, procure conhecer os colegas de trabalho, o fluxo dos documentos, a importância de cada um deles, os arquivos;

 * Se perceber algum procedimento que pode ser melhorado, comunique ao seu superior, apresente argumentos plausíveis e concretos;

 * Esteja sempre seguro do que pretende implantar, pois essas mudanças poderá implicar o processo de todos os departamentos da organização;

* Em caso de dúvida, pergunte. Feio é fazer errado e depois complicar os colegas de trabalho ou prejudicar a organização;

Nunca arquivei, o que fazer?

 * Vale os mesmos cuidados, ao chegar na organização, verifique os procedimentos que são executados, tente repetí-los ao máximo e com muito cuidado;

 * Quando grampear um documento, sempre nas extremidades superior esquerda, na diagonal, pois facilita virar a folha;

 * Quando perfurar um documento, jamais perfure as informações, letras, símbolos;

 * Quando utilizar uma pasta com grampo, no qual serão acrescentado outros documentos posteriormente, coloque sempre o fechamento do grampo "para trás", pois facilita a inclusão de novas laudas sempre precisar retirar todas as já inclusas;

 * Pasta suspense suporta até 150 laudas, se ultrapassar poderá pesar no arquivo, quebrar a as astes e dificultar o manuseio;

 * Para até 350 laudas, utilize pastas Z;

 * Quando colocar os documentos nas pastas, prefira a órdem decrescente, deixando os documentos mais novos sempre em cima;

 * Jamais deixe de nomear as pastas, e as coloque nos arquivos sempre em órdem alfabética, isso facilitará a busca;

 * Disponha os arquivos com documentos mais utilizados mais próximos, sempre com identificações, no caso de a frequencia de utilização for a mesma, mantenha em órdem alfabética ou por data;

 * Documentos com maior ratatividade podem ser colocados em gavetas, em pastas com grampos sem abas, nomeadas;

 * Nunca deixe para arquivar depois, pois o documento pode extraviar;


 * Não arquive documentos em pastas duvidosas, pois será muito difícil lembrar quando precisar;


Arquivos Morto:


 * São arquivos que dificilmente serão utilizados, mas mas que deverão ser guardados conforme legislações vigentes, e o prazo pode variar, geralmente, é de 5 (anos);


 * Por ser pouco utilizado, um lugar específico  e seguro pode ser providenciado;

 * Há caixas de vários tamanhos que poderão facilitar esse processo;


 * As técnias pode ser as mesmas: sempre nomeados, em órdem alfabética ou de datas;


 * Esses arquivos por estarem em lugares fechados, escuros, pouco arejados estão mais sujeitos a traças que se apoderam dos papeis destruindo-os, mas existem vários meios de evitar, e um deles é a aplicação de inseticidas adequados


 Importante:


Há problemas com os arquivos, não consegue solucionar? Contrate uma empresa ou uma pessoa especializada, o benefício é maior que o custo, depois é só manter a órdem.